Participar ou mesmo produzir um evento corporativo faz parte das estratégias para comunicação interna e externa de uma marca. Trata-se de uma poderosa ferramenta de marketing para empresas e reconhecimento da marca para diferentes tipos de público, seja ele interno ou externo.

A organização é essencial para o planejamento dessas ações e para isso, contar com um calendário de eventos corporativos na empresa ajuda a evitar imprevistos e seguir com a execução dentro dos prazos.

Veja nossas dicas de como montar um calendário de eventos corporativos personalizado para criar o da sua empresa.

Defina os temas dos eventos

O primeiro passo é definir quais eventos são relevantes para sua empresa e para isso, vale a pena realizar uma pesquisa de datas comemorativas oficiais, insights da equipe e demandas de mercado.

Nesse momento, serão definidas questões importantes como o público-alvo (externo ou interno) e formato do evento (conferência, workshop, feira e etc).

Esse ponto é essencial para o planejamento do calendário, já que influencia, por exemplo, no tempo necessário para cada etapa de produção, dimensionamento de equipe e orçamento, local e data de realização, sendo esse o próximo passo.

Escolha as datas e locais

Todo evento tem data, local e hora marcada e essas informações devem ser definidas com antecedência no calendário, tanto para os eventos que são realizados pela empresa ou para os que colaboradores participarão.

Para cada uma dessas situações, é importante levar em consideração a relevância e a frequência, já que as demandas futuras para investimento dependem dessas informações.

Por isso, ao escolher datas e locais de eventos, é importante levar em consideração que será necessário ter pessoal dedicado a essa tarefa e como isso será feito sem prejudicar a rotina da empresa.

Dimensione a equipe

Como mencionado no tópico anterior, o dimensionamento da equipe é fator principal para determinar o calendário de eventos de uma empresa, tanto para participações externas quanto para os que são realizados internamente.

Neste último caso, para cada etapa do evento, será necessária uma quantidade de pessoas envolvidas, geralmente mais próxima a data de realização do evento. Em algumas situações, pode ser necessário contratar profissionais terceirizados, principalmente em eventos maiores.

Pense no recursos e investimentos

Tratando-se dos eventos de empresas, os investimentos em infraestrutura merecem atenção especial já que determinam (ou não) a viabilidade de realização. E como isso influencia na elaboração do calendário de eventos?

Para dimensionar os recursos humanos e financeiros necessários, será preciso entender quando o evento será realizado e quais os custos envolvidos em demandas para cada uma das etapas de produção serão necessárias para que as contas fechem no final, sem prejuízos.

É preciso ter tempo hábil para firmar parcerias de realização e patrocínios, solicitar orçamentos e aprovações para contratar atrações, alimentação, confeccionar brindes e materiais gráficos dentre outras tarefas de produção e contar com um calendário alinhado significa levar em consideração todos esses pontos.

Sendo um evento para o público interno, é preciso levar em consideração formas de comunicação para engajar colaboradores através da sua participação. Entenda por que oferecer brindes para funcionários é uma estratégia eficiente quando o assunto são eventos corporativos.