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As tarefas da comissão de formatura

Evento de grande expectativa para estudantes e seus familiares, este também é um momento de empenho e organização por parte dos membros da comissão de formatura, que começa meses, até mesmo anos antes do último dia de aula.

Formada por alunos voluntários, a comissão é um grupo de representantes de uma ou mais turmas, responsáveis pelo planejamento e execução dos eventos solenes e festividades de formatura.

As demandas surgem de acordo com os desejos e necessidades apresentados pelos formandos, e fica a cargo da comissão gerenciar todas as etapas de produção do evento, o que exige grande responsabilidade e comprometimento dos envolvidos.

Entre os principais desafios iniciais, estão as atribuições das tarefas da comissão de formatura. Nos tópicos a seguir, conheça algumas delas:

Definição de cargos e funções

A comissão de formatura tem um funcionamento parecido com o de uma empresa, em casos onde há necessidade de um evento de grande porte, geralmente é registrada como uma associação sem fins lucrativos, gerando um CNPJ.

Quanto a estrutura de cargos, basicamente, uma comissão possui um presidente e vice, tesoureiro e vice, diretor, secretário e vice e conselheiros. Dentre as principais funções, estão a de administrar recursos arrecadados, selecionar e contratar fornecedores, comunicar todas ações aos formandos, etc.

Arrecadação de verba

Fica a cargo da comissão a arrecadação de recursos para materializar os eventos de formatura. Cada formando que adere ao contrato paga uma mensalidade que servirá para cobrir os gastos da cerimônia e baile.

Os membros da comissão também podem realizar eventos de pré-formatura como churrascos, confraternizações, show de prêmios, festas e diversos outros para complementar a verba disponível.

Nesses casos, é necessário a aprovação da maioria dos formandos que aderem a comissão, pois são utilizados recursos do fundo arrecadado para realização da formatura.

Organização da colação de grau

A organização da cerimônia solene é uma das principais tarefas da comissão de formatura, uma vez que esse momento marca oficialmente (em alguns casos, pode ser apenas simbólica) da colação de grau.

Neste caso, a comissão é responsável não apenas pela infraestrutura, mas também pela indicação de professores e outros homenageados, paraninfos, patronos e oradores de cada turma ou curso.

Também é necessário definir a data e o local do evento e oficializar junto à instituição de ensino. É comum que exista também uma cerimônia ecumênica, com celebração religiosa.

Organização do baile

Para os formandos, esse é um dos momentos mais aguardados e o ponto de maior atenção da comissão. O baile de formatura é, para muitos, a realização de um sonho. A organização do evento precisa ter todas as ações orquestradas para que cada um dos detalhes não se perca desde que planejado até a sua materialização.

Música, decoração, iluminação, banda, brindes, comida e bebida são essenciais para o sucesso da comemoração. Além disso, outros serviços como limpeza, segurança e receptivo também entram no planejamento da comissão.

Seleção de fornecedores

Para que tudo ocorra dentro do planejado, é fundamental que se faça a escolha mais assertiva possível dos fornecedores para a formatura.

A diversidade de contratos de serviços e compras acaba sendo um dos pontos de maior dedicação da comissão. Em alguns casos, é necessário contratar um cerimonial para auxiliar em todo o processo.

Antes de fechar um contrato com fornecedor, é obrigatório verificar no mercado empresas que tenham experiência na realização desse tipo de evento e que tenham comprometimento, para que não haja chances de erros na entrega. Isso ajuda a evitar casos de calotes e dores de cabeça para a comissão.

Pensando nos brindes para formatura, vale também essa dica. Você sabia que existem diferentes tipos de brindes para cada curso? Veja nossas sugestões.

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