Empresas que têm interesse em engajar funcionários, conversar com parceiros, treinar equipe e fornecedores, apresentar produtos, entre outros objetivos que passam pela comunicação interna e o marketing de relacionamento, podem aproveitar os benefícios dos eventos corporativos.
Um evento corporativo pode ter diferentes dimensões, objetivos, atividades e, assim, diferentes planejamentos. Na produção de eventos, todos vão demandar muita organização, distribuição de tarefas, contato com fornecedores, previsão de atividades e outras tarefas e elementos que garantem o sucesso dessa estratégia.
Produzir tais eventos, como você já deve estar imaginando, não é nada simples. O produtor ou qualquer outro profissional responsável pela organização e planejamento do evento ainda deve cuidar para não esquecer de nada, desde as coisas mais básicas até as essenciais para os objetivos do evento e seu desejado sucesso. A seguir, confira tudo o que você não pode esquecer nesse momento.
O que não pode faltar em um evento corporativo
– Em infraestrutura: Provavelmente, você já vai ter um local definido para seu evento nos primeiros passos do planejamento. Ótimo. Em seguida, é importante não esquecer de toda a infraestrutura considerando agenda, atividades propostas e público estimado. Aqui você vai considerar:
Iluminação
Assentos e mesas
Audiovisual
Montagem de salas, palcos, tendas e estandes
Disponibilidade de água e banheiros
Coffee break e almoço
Disponibilidade de tomadas e réguas
Gerador de energia
Equipe
Transporte ou transfer
Estacionamento
Na segurança: Muito importante, afinal imprevistos acontecem e, em muitas condições, os eventos só têm autorização para realização após a checagem destes elementos de segurança. Considere:
Saídas de emergência
Extintores e alarmes
Brigada de incêndio
Disponibilidade de equipe médica e ambulância
Iluminação de emergência
Equipe de segurança
Equipe de credenciamento
Na comunicação: Mesmo que seu evento corporativo seja interno, um plano de comunicação é essencial para atrair o público, estender convites, orientar as atividades e a programação do evento, e até mesmo para colher feedbacks e distribuir certificados após a conclusão do mesmo. É importante cobrir tanto o digital como os meios impressos. Novamente, considere:
Comunicação visual do evento (nome, logo, cores, slogan, etc)
Folhetos, folders e banners de divulgação
Peças de orientação e sinalização
E-mail
Postagens em intranet ou redes sociais
Compra de mídia offline (outdoors, revistas, jornais, rádio, mobiliário urbano, etc)
Compra de mídia online (links patrocinados, display, impulsionamento de postagens, etc.)
Convites ou ingressos físicos e virtuais
Crachás
Adesivos de identificação e organização
Certificados de participação com horas realizadas
Para o seu público: Por fim, pense naquilo que complementa a experiência dos participantes. Os brindes personalizados são ótimas lembranças para eventos justamente por agradarem o público, terem utilidade e ainda trabalharem a lembrança da marca e do evento no geral. Opte sempre por brindes personalizados com a sua comunicação visual e também com apelo ao seu público.
Outros pontos neste tópico são a distribuição da programação, a criação de sorteios e também a oferta de descontos para outras atrações, para produtos promovidos, em parceiros externos, etc.
Agora que você já conhece aquilo que não pode faltar na produção de eventos corporativos, veja também os erros para não cometer com os brindes para eventos.
