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Organização de eventos corporativos: 4 itens que não podem faltar

Os eventos corporativos estão na moda e que tem tudo para não ser passageira. Os grupos empresariais constataram a importância de realizar eventos que possam estreitar o contato com funcionários, parceiros, clientes e possíveis clientes. Esses eventos são capazes de criar uma relação mais direta e dando ainda mais valor à marca.

Para cada necessidade da organização, há um tipo de estrutura a ser realizada, mas sempre com foco máximo em oferecer qualidade. Quando o evento corporativo é bem organizado e capaz de gerar uma experiência para o convidado, é inegável o retorno direto e indireto para a empresa organizadora. Cada detalhe deve ser observado e falaremos sobre quatro itens que não podem faltar na organização de eventos corporativos.

Comidas e bebidas de qualidade

Para todo evento corporativo, as comidas e bebidas oferecidas devem ser sempre de qualidade. Durante um workshop, seminário ou uma reunião coletiva, é preciso dar uma pausa para relaxar com o oferecimento de um lanche conhecido como coffee break. Nele são incluídos doces, salgados, pães, pastas, sucos, água e café sempre com qualidade, sabor e com uma boa variedade para atender a gostos diversos.

Já outros tipos de eventos como lançamento de produtos, homenagens e comemorações pedem a contratação de um Buffet e inclusão de bebidas. Para acertar diretamente no paladar e gosto do convidado, se o evento for realizado à tarde e em dias mais quentes, podem ser oferecidos alimentos mais leves e frescos. Se for em dias mais frios, caldos, massas e queijos. Já a noite requer opções mais elaboradas e sofisticadas, incluindo bebidas alcoólicas, sucos, água e refrigerantes.

Durante a organização de eventos corporativos é muito importante pensar na praticidade do serviço de alimentos, na qualidade dos produtos oferecidos e pensar na mais variada gama de pessoas que estarão presentes. Como possivelmente haverá vegetarianos, inclua quitutes ou pratos sem carnes e derivados de animais para atender a todos. Sem dúvida o convidado se sentirá ainda mais bem recebido.

Materiais de apoio

Um encontro com pessoas selecionadas é sempre uma ótima oportunidade para fazer negócios. E é sempre importante ter por perto um material gráfico de qualidade, que possa dar aporte ao evento. Uma boa dica é aproveitar o momento e usar a criatividade, com comunicação visual de acordo com o conceito do evento e capaz de colocar a empresa em destaque. Unindo uma imagem moderna e ousada, com a qualidade e o estilo único da marca.

Pensar em detalhes como o acabamento são fundamentais para que os clientes associem com uma preocupação com a qualidade de seus produtos no dia a dia. Dentre os materiais gráficos que mais fazem sucesso em eventos corporativos estão as sacolas personalizadas, panfletos, adesivos, banners, faixas, camisetas personalizadas, cartazes, credenciais, móbiles, painéis de parede e ventarolas.

Conforto para os participantes

Em uma organização de eventos corporativos é preciso pensar em toda a infraestrutura de onde ele será realizado, para oferecer conforto aos participantes e possibilidade de interação. O local e a organização do espaço são muito importante para o sucesso e é preciso encontrar o lugar certo e que seja compatível com o tipo de evento a ser realizado, a quantidade e o perfil das pessoas convidadas.

O espaço deve ser suficiente para as pessoas convidadas, sem dar a sensação de superlotação ou com espaços muito vazios dando a impressão de não ter ninguém. Bem localizado, com disponibilidade de transportes e estacionamento na região, se for em lugares mais distante pense na possibilidade de incluir alojamento, refeição e transportes.

Se for necessário credenciamento, tenha uma equipe ágil para evitar filas e sempre um staff gentil e simpático para receber os convidados, já que são essas pessoas que agem como um cartão de visita de tudo o que está por vir. Não esqueça de uma boa iluminação, trilha sonora compatível com o perfil do evento, além de uma boa infraestrutura para tudo o que for necessário como vídeos, mesas e cadeiras, lixeiras, banheiros e ar-condicionado.

Brindes

Quem não gosta de ganhar um mimo? Ao realizar um evento corporativo, a empresa deseja que os participantes tenham uma lembrança daquele momento e de tudo o que foi visto, como forma de manter a marca no seu dia a dia. Não há nada de novo em oferecer brindes, mas as empresas estão sempre buscando novidades e optando por algo que o cliente faça questão de ter.

Dessa forma, a criatividade pode transformar uma ação simples em poderosa arma de marketing, afinal, ele é uma ótima oportunidade de reforçar a marca. Eles possuem um propósito bem específico e não são apenas um agrado. Alguns estão condicionados a cadastramento eletrônico, que ajudam a colher mais informações do cliente para futuras ações de marketing. Além do reforço da marca eles também servem como agradecimento, reconhecimento e abertura de novos negócios.

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