Para entretenimento, para treinamentos, para fins corporativos, para famílias, para educação… Existem diversos motivos que levam a necessidade de organizar eventos. Um produtor de eventos deve ter diferentes experiências com cada um desses tipos e necessidades, entre outros fatores.
Os profissionais mais experientes provavelmente já têm sua própria rotina de organização e trabalho, mas quem está começando na produção de eventos ou apenas vai organizar um evento corporativo, por exemplo, pode encontrar dificuldades nesse processo.
Tanto para o produtor como para o evento em si, é indispensável seguir uma lista de materiais e itens para não se perder e entregar tudo o que está previsto no planejamento desse evento, seja pessoal, empresarial, etc.
A seguir, confira uma lista de materiais básicos e indispensáveis para um produtor de eventos.
Materiais para produção de eventos:
Planner
O planner nada mais é do que uma agenda ou pasta para organização pessoal. Esse item, que pode ser digital, é importante não esquecer nenhum elemento necessário durante a organização, realização e posterior avaliação do evento, caso seja estratégico como os treinamentos internos, palestras, reuniões corporativas e afins.
Sua agenda devem conter o contato de fornecedores, os orçamentos realizados, os contratos, a previsão de público para o evento, o cronograma de todas as atividades, a distribuição de tarefas entre a equipe envolvida e outros elementos que fazem parte do planejamento e não podem ser esquecidos.
Papelaria
Canetas, fitas adesivas, clipes e grampeadores, entre outros itens de papelaria, são importantes para organização antes do evento e também durante a realização dele. O material de papelaria também inclui peças feitas para distribuição entre o público do evento, a exemplo dos folders, folhetos, banners, blocos ou cadernetas personalizadas, pastas e outros. Nesse segundo caso, é importante encomendar tudo antecipadamente e aplicar a comunicação visual do evento.
Elétrica
Dependendo dos objetivos do evento, se faz necessário utilizar telões, equipamentos de audiovisual, câmeras, computadores, totens, iluminação especial e outros itens que precisam de conexão com a rede elétrica. O produtor de eventos pode montar um kit de emergências com materiais de elétrica para algum imprevisto, incluindo cabos, adaptadores de tomada, réguas, microfones, lâmpadas, pilhas, baterias, fitas isolantes e outros que podem fazer falta em momentos cruciais.
E embora não seja um material para ter sempre consigo, é extremamente recomendável ter um contato confiável para fornecer geradores de eletricidade. Imprevistos acontecem, e perder o seu evento por uma falta de energia é um grave problema em toda sua estratégia.
Brindes personalizados
São materiais relativos ao público do seu evento, mas que ainda assim devem ter alguma conexão com você, sua empresa e o objetivo do evento. Tais brindes podem variar bastante em utilidades, aparência, personalização, etc. Fica a critério do produtor planejar um brinde personalizado que vá agradar os participantes do evento e, ao mesmo tempo, trabalhar a lembrança sobre a marca. Mais uma vez, planeje antecipadamente e busque por fornecedores confiáveis para não perder prazos e ainda respeitar o orçamento do evento.
Esta é uma lista resumida mas bem simples de ser preparada e seguida. Como são itens indispensáveis na produção de eventos, todos podem aproveitar. Caso esteja planejando utilizar essa ação em um empresa, veja também o que não pode faltar em eventos corporativos.
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