Organizar um evento é uma tarefa que envolve empenho e dedicação desde a primeira ideia e objetivo que marcam sua origem.
A partir daí, o processo de produção de eventos se inicia com as primeiras demandas que envolvem desde a escolha do local, avaliação da infraestrutura, seleção da equipe, divulgação ao público e outros pontos.
Para que tudo ocorra como planejado, além de garantir o alinhamento da equipe, as etapas da organização de eventos não terminam com a realização: existe ainda o fechamento das contas, o balanço de público, desmontagem e outras questões que vão depender, por exemplo, do formato escolhido, objetivo e orçamento.
Conheça o processo de organização de um evento e saiba como adaptar à sua realidade.
Concepção
O primeiro passo é colocar todas as ideias no papel. Fazem parte desta etapa de pré-evento a definição de público, atribuição de responsabilidades da equipe de organização, disponibilidade de orçamento, etc.
Neste momento, também é definido o ponto central: a data, hora e local de realização do evento, a partir da qual serão definidos todos os cronogramas e prazos de entregas das etapas seguintes.
Planejamento
Na etapa de planejamento, são elaborados os primeiros checklists que vão ajudar a definir quais são as necessidades com relação a toda a infraestrutura do evento, organização do espaço, inscrições e convites, canais de mídia para divulgação e orçamentos com fornecedores.
Cumprir esta etapa garante o controle de todas as ações e o alcance dos resultados. Independente do público (interno ou externo), porte da empresa e objetivos do evento, o planejamento é essencial para dimensionar corretamente os esforços empregados em cada tarefa.
Contratações
Destacamos essa etapa, pois trata-se de um momento crucial para garantir que a execução e os objetivos estejam alinhados entre os fornecedores e a organização do evento.
As tarefas que envolvem a contratação de fornecedores não são limitadas a solicitação de orçamentos. Além disso, é preciso garantir que os prazos de entrega e execução do projetos contratados de sonorização, iluminação, brindes, marketing, limpeza e outros produtos e serviços estejam de acordo com o planejamento.
Execução
A execução do evento compreende a etapa em que as ações planejadas serão colocadas em prática, começando pela distribuição de convites, vendas de ingressos e inscrições até a data do evento.
A montagem da infraestrutura e alinhamentos finais para que tudo se materialize acontece no período próximo ao evento. Por isso, o esforço da equipe aqui é direcionado para que todas as ações estejam afinadas com o objetivo do evento.
Detalhes sobre o receptivo, organização do espaço físico, cerimonial das atividades da programação e outros pontos sobre o que acontecerá no dia do evento merecem atenção de cada responsável da equipe para que nada passe batido.
Pós-evento
Tudo ocorreu como planejado, imprevistos foram superados, mas o evento ainda não terminou! Na etapa de pós produção, a equipe organizadora ainda tem responsabilidades atribuídas que envolvem o fechamento do evento e uma avaliação geral sobre os resultados.
Dentre elas, estão a desmontagem e fechamento de todas as contas. Além disso, é fundamental a avaliação do feedback do público e do cumprimento dos objetivos, independente do tipo de evento, seja uma formatura, workshop corporativo ou confraternização da empresa. Isso garantirá o aprendizado para os próximos!
Comissões de formatura são exemplos de organização de eventos mais complexos, pelo tempo de duração e porte de execução. Saiba quais são as tarefas necessárias para garantir o sucesso nesse tipo de evento.